Bir ofis çalışanı ve memur için iş görgü kurallarının temel normları ve kuralları

2024 Yazar: Henry Conors | [email protected]. Son düzenleme: 2024-02-12 14:06

Çalışmaya başladığınızda, iş görgü kurallarının temel kurallarına uyma yeteneğinin her alanda profesyonel başarıya katkıda bulunduğunu ve iş nitelikleri kadar değerli olduğunu kısa sürede anlayacaksınız. Özellikle iş ve dünyevi görgü kuralları arasındaki farkı hızlı bir şekilde yakalamayı başarırsanız ve doğru davranış biçimini seçmeyi öğrenirseniz, herhangi bir takıma kolayca uyum sağlamanıza ve meslektaşlarınız ve yönetim nezdinde hızla itibar kazanmanıza yardımcı olacaktır.

Temel iş görgü kuralları

Bir ofiste veya devlet dairesinde görgü kuralları, dışarıda nezih (alışılmış) olarak kabul edilenlerden biraz farklıdır.

Lider erkekse, kadınlar ofise girdiklerinde onun kalkmasını beklememeliler. Patronlar arasında bu alışkanlığı refleks mertebesine getiren ve odaya bir hanım girdiğinde her zaman ayağa kalkan iyi yetiştirilmiş erkekler olsa da bu bir istisnadır. Ve hoş olsun, ama yine de iş yerinde laik bir ton uygun değil. Ofiste,bir devlet kurumunda kapıdan önce erkek patron girer ve iş seyahatindeyken arabaya ilk o girer.
İş ortamında "teşekkür ederim" ve "lütfen" kelimeleri "sosyal hayatta" olduğundan daha fazla arzu edilir. En önemsiz hizmet için bile meslektaşlarınıza teşekkür edin ve bir talepte bulunduğunuzda veya üstlerinizden çalışanlardan birine bir emri ilettiğinizde “sihirli kelimeyi” unutmayın.
İş arkadaşlarınızı selamlarken daima gülümseyin ve onlara gülümseyerek karşılık verin.
İnsanlarla sakin, arkadaşça bir tonda konuşun ve cinsiyetleri ne olursa olsun onlara ilgi belirtileri gösterin.
Önünüzden kapıya yürüyen adamın bir sürü belgesi varsa, onu geçmek için kapıyı açın ve geçmesine izin verin. Ofiste yardım her zaman daha uygun ve rahat olduğu kişi olmalıdır, ancak resmi ilişkilerde hissetmeniz ve korumanız gereken net bir hiyerarşi vardır. Bu, üstlerinizin önünde utangaç olmanız veya her kelimeye daha fazla dikkat göstermeniz gerektiği anlamına gelmez, hayır, ancak ona gereken saygıyı göstermelisiniz.

Kabul edilen iş görgü kuralları kuralları yalnızca farklı sektörlerde değil, aynı zamanda bireysel şirketlerde de önemli ölçüde farklılık gösterebilir. Ancak hem ofis çalışanları hem de devlet çalışanları tarafından uyulması gereken kurallar vardır. Bunlar arasında dakiklik gözetilmesi, şirketin giyimdeki imajına uygunluk, sır saklama yeteneği ve kişisel sorunları iş dışında bırakma yeteneği bulunmaktadır. Bu kuralların her biri hakkında daha ayrıntılı konuşalım.

Her şeyi zamanında yapma ihtiyacı

Bir ofiste iş görgü kuralları, devlet kurumu, her zaman işe zamanında gelmenizi, tüm görevleri zamanında tamamlamanızı gerektirir. Gecikmeler, işte tam olarak söz verilen zamanda teslim edilmesi gereken gecikmeler kabul edilemez.

Hiçbir iş toplantısını kaçırmayın, sadece kendinizin değil şirketin itibarını da tehlikeye atmamak için onlara erken gelin. Geç kalmanız gerekiyorsa önceden uyarın, yetkililer nerede olduğunuzu bilmelidir. Her konuda doğruluk ve dakikliğin gözetilmesinin, bir memur ve ofis çalışanı için vazgeçilmez iş görgü kuralları olduğunu ve herhangi bir eğitimli kişi için doğal olarak başkalarına saygının bir tezahürü olduğunu unutmayın.

Ofis veya devlet hizmeti için nasıl düzgün giyinmeli

Düzenli iş kıyafeti kurallarına uyulmalıdır.

Bir çalışanın görünüşü şirketin imajıyla uyumlu olmalı, hoş bir izlenim bırakmalıdır ve bir devlet kurumunda çalışırken bu daha da önemlidir.
Kadınların dizden daha uzun olmayan etek ve elbise giymeleri zorunludur, özel dikim pantolon takımlarına izin verilir. Ofiste çalışmak için parlak, gösterişli renklerde payetler, yapay elmaslar ve dar giysiler giymek kabul edilemez.
Erkekler iş kıyafetlerine bağlı kalmalı, kravatlı veya kravatsız takım elbise, pantolon, gömlek giymeli. Kot pantolonlar ve kazaklar en iyi şekilde çalışma gardırobundan çıkarılır.
Çalışırken giyebilirsinkıyafetle uyumlu mütevazı takılar ve kostümün diğer detayları.

Gizlilik politikası

Şirketin sırlarını, herhangi bir işlemi, bu konuyu iş arkadaşlarınızla veya sevdiklerinizle uzatmadan saklayabilmelisiniz. Diğer kişilere yönelik mektupları okumayın, tüm mesajları aracılar ve yetkisiz kişiler olmadan kişisel olarak iletmeyin. Bir faks göndermeniz gerekiyorsa, muhatabı yakınlarda olması ve belgeyi veya mektubu şahsen alabilmesi için önceden arayın. Özel hayatınızı iş ile karıştırmayın, hayattaki problemler hakkında konuşmayın, teselli aramayın veya iş arkadaşlarınızdan yardım istemeyin. Ofiste, kötü ruh halinden bağımsız olarak soğukkanlılığı ve iyi ruh halini korumak önemlidir. Bir devlet memuru ve ofis çalışanı için bu iş görgü kurallarına kesinlikle uyulmalıdır.

Sen ve patronun

Astlar için iş görgü kuralları, bir yöneticiye uzak, tanıdık olmayan bir çekiciliği ifade eder. Patron (patron) sizden sadece biraz büyük bir kız veya genç bir adam olsa bile, “siz” demeye değer. Yöneticinin ofisindeyseniz ve bir iş ortağı veya başka bir patron girerse, kalsanız da gitseniz de, ayrılmanızı isteyip istemediğine karar vermelidir, aşağılanmış hissetmeniz için hiçbir sebep yoktur. Patronunuz yabancıların önünde size hakaret ederse, aynı şekilde cevap vermeyin. Sinirliyseniz ofisten dışarı atlamayın, sakince dışarı çıkıp sakinleşebileceğiniz tenha bir yer bulmaya çalışın. DeğilMeslektaşlarınızla neler olduğunu tartışın. Mesai saatleri dışında, sakince isteklerini dinleyerek ve şikayetlerinizi ileterek, yönetici ile işleri halledebilirsiniz. Patron ne kadar yüksek olursa, rolünüz o kadar zor olur ve bazı durumlarda iş görgü kurallarını hatırlamak önemlidir. Bir kurumun koridorunda özellikle saygı duyulan bir kişiye eşlik edilmesi gerekiyorsa, önemli konuğun geçmesine izin vermek için kapıları açmanız ve ardından sadece bir çeyrek adım geride kalarak yanına gitmeniz gerekir. Koridor çatallanırsa, yönü zarif bir hareketle belirtmeniz gerekecektir. Koridor rüzgarlıysa "Seni gezdirmeme izin ver" diyebilir ve sonra cesaretle devam edebilirsin.

Kötü davranışlar hakkında birkaç söz

Tüm çalışanlar için net olan iş görgü kuralları ve normları vardır: Başkalarının mektuplarını okumayın, ölçülü ve kibar bir şekilde konuşmayın, iş arkadaşlarınızla samimi olun ve üstlerden uzak durun. Ancak bazen işte, bu kurallara bir istisna yapılır, örneğin, orada olmayan başka bir çalışanın masasında bir belge bulmanız gerektiğinde. Hizmette ve ofiste genel davranış, kusursuz davranışlarla onurlu olmalıdır. Davranışınızı, nasıl yürüdüğünüzü, iletişim kurduğunuzu, oturduğunuzu sürekli izlemeniz gerekir. Toplum içinde burna, kulaklara, saça veya vücudun diğer kısımlarına dokunmanın uygunsuz olduğunu unutmayın.

İş yerinde asla yapılmaması gerekenler:

Çiğne, dişlerini topla.
Kalem, kurşun kalem, kağıt veya çivi kemirmek.
İş yerinde doğru makyaj, manikür, dudak boyası - bunlar temel kurallarbir sekreter için iş görgü kuralları.
Ağzını kapatmadan esne.
Ayaklarını masaya koy, bacak bacak üstüne at

Günlük gerekli:

Giysileri, saçı, vücudu temiz tutun, deodorant kullanın ama parfüm kullanmayın.
Temiz bir mendil taşıyın.
Diş sağlığınıza dikkat edin.

Bu kurallar ve dilekler olmazsa olmaz görgü kurallarıdır, sadece iyi ve değerli bir çalışan değil, aynı zamanda anlaşmak istediğiniz hoş bir insan olmanızı sağlar. Dış görünüş, diğer insanlara saygı göstermenin en iyi yoludur.

İş arkadaşlarıyla ilişkilerde görgü kuralları

Ofiste ilk çalışmaya başladığınızda ve iş arkadaşlarınızı tanıdığınızda, ekip içindeki iklimi ve ortak çalışmaların sonuçlarını belirleyecek ilişkiler kurmaya başlarsınız. Onları kazanmak için nasıl davranmalı? Herkesle samimi olun, ancak bir kişiye hemen yaklaşmaya çalışmayın, insanları daha iyi tanımak için kendinize biraz zaman verin. Çalışanlara iş hakkında soru sormaktan çekinmeyin, ancak ilk başta onlarla kişisel konuşmalar yapmayın. İlk günden takıma katılmayı başaramadıysanız üzülmeyin, bunda bir sorun yok. İş arkadaşlarınıza yardımları için her zaman teşekkür edin ve iş iletişimi görgü kurallarının dışına çıkmamayı unutmayın.

Örneğin:

Konuşmalarınızla iş arkadaşlarınızı rahatsız etmeyin ve başkalarının konuşmalarına karışmayın;
dedikodu yapma ve dedikodu dinleme, başkalarının dedikodularına kulak misafiri olmatelefon görüşmeleri;
sağlık ve vücut işlevi konularını meslektaşlarınızla tartışmayın;
hiçbir durumda kişisel görüşünüzü ifade etmeye veya empoze etmeye çalışmayın;
Yabancıların yanında kimseyi azarlama, üç kere haklı da olsan birdenbire kendini kaybettin - hemen özür dile;
Diğerlerinden daha meşgulmüş gibi davranmayın, bazen iş arkadaşlarınızdan gürültü yapmamalarını kibarca isteyebilirsiniz, ancak bunu kibarca ve aramadan yapın;
Bencil olmayın, resmi şevkinizde, bazı avantajlar elde etmek veya üstlerinizin gözüne girmek için iş arkadaşlarınıza zarar vermemeye çalışın.

Ve hem bir ofis çalışanı hem de bir devlet çalışanı için iş görgü kurallarının ana kuralı şudur: “Meslektaşlarla ve yönetimle ilişkilerde kibar, ince düşünceli, nazik ve hoşgörülü olmalısınız, asla duygularınız hakkında konuşmamalısınız.”

Sekreter için telefon görgü kuralları

Bir şirketin ilk izlenimleri genellikle telefonda yapılır ve kötü bir ilk izlenimden kurtulmak zordur. Çoğu zaman, bir şirketi iş için aradığınızda, iş görgü kuralları veya basit nezaket kuralları ile ilgisi olmayan bir yanıtla karşılaşabilirsiniz. Bazı çalışanlar ofis telefonuna iyilik yapıyormuş gibi cevap verir, bazıları ise şirket veya departman adını vermeyi gerekli görmez. Ve herkes bundan sonra telefonda konuşmanın ne kadar keyifli olduğunu bilir, çabuk, sevecen cevap veren ve yardım etmeye istekli olduklarını ifade eden iyi huylu insanlarla.

Telefon aramaları genellikle sekreter tarafından cevaplanır, ancak sadece o değil, tüm çalışanlar telefonda iletişim kurarken uyulması gereken iş iletişimi görgü kurallarının temel kurallarını bilmelidir.

İnsanları cevap bekletme, hemen telefonu aç ve cevapla. Konuşamıyorsanız, geri aramayı isteyin, arayanı bekletmeyin. Ve bir boşluğu doldurmak için hatta müzik eklemek kötü bir davranış olarak kabul edilir.
Telefonu açtıktan hemen sonra merhaba deyin, şirketinizin adını verin ve kendinizi tanıtın. Büyük bir kurumda çalışıyorsanız, arayanın yolunu bulmasına yardımcı olmak için belirli bir departman adı vermeniz gerekir.
Telefondan başka biri istendiğinde, onun için bir mesajı kabul edin veya daha sonra tekrar aramayı teklif edin.
Bir konuşma sırasında, kendinizi kontrol altında tutun ve en yavaş müşterilerle bile doğru şekilde davranın. Kişi gerginse sakinleşmesine yardımcı olun, ancak hakarete yanıt olarak telefonu kapatın.
Konuşmanızı izleyin ve kelimelerinizi seçin, iş iletişimindeki jargonun tamamen uygunsuz olduğunu unutmayın. Asla “evet” veya “tamam” demeyin, sadece “evet”, “tamam” veya “elbette” deyin.
Telefonu omzunuz ve çeneniz arasında değil, ellerinizde tutun, geçmişe değil, net ve doğrudan mikrofona konuşun. Ve asla ağzın doluyken konuşma.
Aradığınızda merhaba deyin ve hemen kendinizi ve temsil ettiğiniz şirketi tanıtın. Kibar, kısa ve öz olun.

Ziyaretçilerle ilişkilerde iş görgü kuralları

Devlet çalışanları ve ofis çalışanlarıçalışanlar genellikle müşterileri ofislerinde kabul eder. Burada görgü son derece önemlidir, insanlar kendilerine saygı gösteren biriyle uğraşmayı severler. Her şeyde iş iletişimi ve davranış görgü kurallarına uyulmalıdır: Ziyaretçiyi kapıda karşılamada, soyunmasına yardım etmede ve bekletmemede. Yine de beklemek zorundaysanız, özür dilediğinizden emin olun, bu gecikmenin kusuru size ait olmasa bile ona çay veya kahve ikram edin. İnsanları dostane bir gülümsemeyle karşılayın, resmi olmayan temaslar kurmaya çalışın, ancak hiçbir şey hakkında asla dedikodu yapmayın. Konuşmada mesafenizi koruyun, ancak doğru, kibar ve sabırlı olun. Ziyaretçilere sanki misafirinizmiş gibi ofis kapısına kadar eşlik edin.

İş mektuplarında iyi ton

İş yazışmaları görgü kuralları, mektubun hem görünüşünü hem de içeriğini, içeriğini etkiler. Yazmadan önce, konunun özünü kısa ve net bir şekilde ifade etmenize yardımcı olacak bir plan hazırlamanız gerekir. Aynı zamanda, ticari yazışmaları yürütmek için birkaç zorunlu kuralı dikkate almak önemlidir.

Mektup üslup, imla ve noktalama açısından doğru yazılmalıdır.
Resmi mesajlar genellikle yazdırılır, bu muhatap için bir saygı göstergesidir.
Görgü kuralları gereği hiçbir mektup teşekkür hariç cevapsız kalmamalı.
Mektup düzgün bir şekilde biçimlendirilmelidir, iş mektuplarını yalnızca beyaz A-4 kağıdına yazmak gelenekseldir.
Harflerinizi her zaman sol altta tarihleyin ve kişisel bir imza, soyadı vebaş harfler.
Adres verirken "sevgili(ler)" kelimesini kullanmak adettendir ve "Siz" kişi zamirini kullanırken büyük harf kullanın.

Sonuç olarak

Mükemmellik, titizlik ve tekrar yoluyla elde edilir. Her şeyde mükemmellik için çaba gösterin, iş görgü kurallarını ilan edin - tutma biçiminde, konuşma ve hareket etme biçiminde, ancak yalnızca görgü kurallarının dış tezahüründe durmayın, kendi karakterinizin eksikliklerini düzeltin, dikkatli olun. meslektaşlarına, dayanıklılık ve sabrı öğren, kendine davran ve diğer insanlara eşit saygıyla davran. Özenle çalışırsanız, hayatınızı değiştirecek sonuçları kısa sürede fark edeceksiniz.