Toplantı tutanakları: yapı ve içerik

2024 Yazar: Henry Conors | [email protected]. Son düzenleme: 2024-02-12 14:10

Toplantı tutanakları, bu olayın tüm önemli kararlarını yansıtan bir belgedir. Hem anlam hem de uygulama açısından yanlış yazılmış olması, toplantıya katılanlar tarafından itiraz edilmesine neden olabilir. Ayrıca, üretim toplantısının tutanakları çarpık bilgiler içeriyorsa, yanlış yönetim kararları alma tehlikesi vardır. Bir dizi basit öneri, doğru şekilde düzenlemenize yardımcı olacaktır.

Bu belgenin metni genellikle iki bölümden oluşur: giriş ve ana. Toplantı tutanakları (ilk yarısı), olayın ana parametrelerinin bir tanımını içerir: pozisyonlar, tam ad. üyeler, başkan ve sekreter. Mevcut olanlardan birinin özel statüsü (davetli, uzman, gözlemci vb.) olduğunda bu da belgede belirtilir. Toplantıya çok sayıda kişi katıldıysa, toplantı tutanakları onlar hakkında bilgi içerebilir.belgenin ayrılmaz bir eki olan ayrı bir sayfa. Giriş bölümü, ele alınan konuların bir listesini içeren gündem ile sona ermektedir. Bunların önem sırasına göre düzenlenmesi arzu edilir, ancak soru listesindeki yerini etkileyen başka faktörler de olabilir. Örneğin, gündemin yapısı, konularının bir kısmının mantıksal ilişkisine veya etkinliğe katılan kişilerin istihdamına bağlı olabilir. Belgenin kendisi kuruluşun (bölümünün) antetli kağıdına yazılır, toplantı gerçekleştiğinde belirtilmelidir.

Ana bölümdeki toplantı tutanakları giriş bölümüyle eşleşmelidir. Özellikle maddelerinin gündemdeki gibi sıralanması gerekir. Her bir gündem maddesiyle ilgili bilgileri kaydeden bir metin oluşturma algoritması şu şekildedir: "dinlendi", "konuştu", "karar verildi". Protokolün bu kısmını yazarken ana kural bir nevi transkript haline gelmemesidir.

Özellikle, "dinlendi" alt paragrafı, konunun ana konuşmacısının kim olduğunu, konuşmasının sonunda ne önerdiğini açıklıyor. Konuşmacılara göre, kimin önerdiğini kimin söylediği de belirtiliyor. Karar, toplantıya katılanların çoğunluğunun nihai konumunu belirler. Oylama ile kabul edilmişse, kaç kişinin lehinde, kaçının karşı olduğu ve çekimser sayısı belirtilir. Tartışılan konuların önemine göre tam isim sıralanabilir. şu veya bu pozisyonu almış insanlar.

Toplantı tutanağı sekreter tarafından düzenlenir, belgenin kendisi toplantı yöneticisi ve toplantı başkanı tarafından imzalanır. Derlenmesi için bilgi kaynağı, el yazısı taslaklar, ses kayıt cihazı kullanılarak yapılan kayıtlar, transkriptlerdir. Toplantıda tespit edilen hususların çözümü, toplantıya katılmayan bir üst yetkilinin yetkisini gerektiriyorsa, kararların bu başkan tarafından onaylanması ayrıca sağlanabilir. İmzalı ve kayıtlı bir protokol, tek bir belge olarak veya soruların yalnızca bir kısmında yer alan yetkililere özet olarak gönderilebilir.