Kayıt defteri bir liste veya listedir. Başka bir yoruma göre ise bu kelime, belge, mal ve diğer hususların kaydedildiği kitap anlamına gelir.
Herhangi bir şirketin çalışması sırasında, faaliyetlerinin özünü yansıtan belgeler oluşturulur. Bu tür gazetelerin sayısı sürekli artıyor. Bu tür kayıtların saklanması ve imha edilmesi, federal kurumlar tarafından belirlenen düzenlemelere tabidir.
Şirketin evraklı evi olmaması için sicil kaydı gerekiyor. Çok sayıda belgenin yapılandırılması ve sistematize edilmesi gerekir. Kayıt defteri, kağıtlarla çalışmayı büyük ölçüde kolaylaştıracak ve onları mümkün olan en kısa sürede bulmanızı sağlayacak bir sistemdir.
Belgeleri arşivlemek ve saklamak emek yoğun bir iştir. Ancak her büyük işletme böyle bir sistemi uygulamalıdır. Belge kaydına büyük miktarda kağıt ve dijital bilgi girilir.
Uzmanlar herhangi bir veriyle çalışır:
- kredi ve sigorta işleri;
- komisyon sözleşmeleri;
- irsaliye yönlendirme;
- muhasebe ve personel belgeleri vb.
Kayıt çalışması şunları içerir:
- Uzmanlar tarafından listelemeparçası olan belgelerin listesinin her vakasının içindekiler tablosu.
- Bu listenin elektronik kayıt defterine girilmesi.
- Her belge türü veya grubu için saklama sürelerini ayarlama.
- Vaka arşivde saklanıyorsa, bulunduğu kutunun numarası kayıtta belirtilir.
Önerilen proje için yeni bir teknik görev geliştirilirken envantere girilecek bilgi miktarı belirlenir.
Kayıt, bir dergiye veya elektronik ortama girilen bilgilerin bir listesidir. Her belge grubunun kendi kısa içindekiler tablosu vardır. Örnek listeleme:
- personel departmanı için kişisel dosyalar;
- şirket muhasebe belgeleri;
- kuruluşun imzaladığı anlaşmalar;
- sigorta poliçeleri;
- kredi anlaşmaları;
- mimari tasarım organizasyonları için teknik belgeler;
- süreli yayınlar;
- envanteri veya kaydı olan tüm şirket belgelerinin kataloğu.
Şirketteki kayıtların derlenmesi, bir belge ve kaynak bulma süresini önemli ölçüde az altabilir. Büyük şirketlerde, katı bir envanter ve tüm belgelerin gruplandırılması olmadan yapılamaz. Ancak küçük firmalar da böyle bir muhasebe sistemini uygulayabilir.
Perakende ticaretle uğraşan bir kuruluş, malları yalnızca üretici fiyatlarında değil, aynı zamanda satış fiyatlarında da dikkate alır. Malların muhasebesinin hangi maliyetle tutulacağına ticaret şirketi karar verir. Fiyat oluşumusatışlar belgelenmelidir. Perakendede, her ürün için bir kayıt derlenir. Bu, her bir üretim birimi için alış fiyatına ve satışa göre kayıt tutmayı mümkün kılar.
Malların saklandığı tek bir numune yoktur. Ticaret organizasyonu, ürün ve detayları hakkında eksiksiz bilgi içeren "Fiyat Kaydı" belgesinin formunu bağımsız olarak hazırlar. Bu tür kağıt, gelen tüm mallar için günlük olarak derlenir. Şirketin başkanı perakende satış fiyatını onaylar.
