Beğenseniz de beğenmeseniz de yardım ve yardım istemeden hiçbir faaliyet yapılamaz. İster küçük ister büyük bir şirkette çalışıyor olun, diğer kuruluşların birçok yöneticisi ve çalışanı, meslektaşlarınız veya işverenleriniz, ortaklarınız ve müşterilerinizle etkileşime girmek zorundasınız. Aynı zamanda, genellikle e-posta kullanarak iş ve kişisel yazışmalar yaparsınız.
Tabii ki, bir talep mektubu ancak bunun için iyi bir neden olduğunda yazılır: bilgi, belge, maddi yardım, herhangi bir işlem yapılması gerekir. Bu nedenle, metni uygun olmalıdır. Sorunun özünü ve onu çözmenin yollarını, bir dilek veya gerekliliği açıkça iletmelidir. Duyguları bu tür mektuplarda sıçratmak kabul edilemez, iş yazışmalarından bahsetmemek için size en yakın kişi okusa bile kısıtlanmalıdır. Komik, ama görgü kurallarını zamanında incelememiş çoğu muhabir bu hatayı yapıyor ve metinlere şöyle yazıyor: “Çirkin! Talep ediyoruz! Kesinlikle! Bu nedenle, genellikle böyle aşırı duygusal bir istek mektubu beklenen tepkiyi almaz, ancakonu alan kişi tarafından basitçe görmezden gelinir.
Bunun olmasını önlemek için yazmaya başlamadan önce anahtar sorular sorun: “Ne için?”, “Hangi sonucu elde etmeniz gerekiyor?” Bundan sonra, ana ifadeyi formüle etmek daha kolay olacaktır, örneğin: “Projeyi finanse etmenizi istiyorum …”, “Katılımınıza güveniyorum …” Bir talep mektubu, birkaç dilekçe veya teklif içerebilir. bir kez, sonra ilgili kelimeler eklenir, örneğin: umarız…”, “Bununla birlikte…”, “Aynı zamanda…” konusunda yardım isteriz.
Hiçbir durumda temel nezaket kurallarını göz ardı edemezsiniz, bu nedenle bu ister kişisel ister iş mektubu olsun, talep doğru bir şekilde belirtilmelidir. Ve alıcısını ne kadar sevseniz de sevmeseniz de, kalemle (klavyede) yazılanların b alta ile kesilemeyeceğini unutmayın. Ayrıca, herhangi bir mesaj sadece muhatap tarafından değil, meslektaşları, akrabaları, arkadaşları tarafından da okunabilir. Neden kendini ve başkalarını utandırıyorsun?
Görgü kurallarında olduğu gibi iş yazışmalarında da muhatabı selamlayabilmek çok önemlidir. Bir tezgahta satıcı olarak çalışsa bile, birini pansiyonun bu önemli unsuru olmadan bırakmak, özellikle yardım için birine başvurmak kabul edilemez. Bu nedenle, her istek mektubu kısa ve öz bir selamlama ile başlamalı, iyi bir dilek ve kibar bir veda ile bitmeli, okuduktan sonra,muhatap sizi şahsen tanımasa bile histerik bir insanla değil, kendine hakim bir insanla uğraştığını anlayacaktır.
Bir istek mektubunun yapısal olarak nasıl görünmesi gerektiğini kısaca hayal edelim? Örnek: selamlama, durumun kısa bir açıklaması, soru ve dilekçenin özü, yardım için umut ifadesi, kibar bir veda.
Hayatımızda, her gün, eylem ve eylemlerinizle, isteyerek veya istemeyerek kendinize bir itibar yaratırsınız. Yazdığınız mektuplar bu yaşam sürecinin çok önemli bir parçası.
