Belge yönetimi, ofis işlerinde önemli bir bağlantıdır

2024 Yazar: Henry Conors | [email protected]. Son düzenleme: 2024-02-12 14:11

İş akışı, imzalı çözümlerin bir kuruluş veya kurum içinde, alındıkları andan itibaren arşiv deposuna yükseltildiği kurallar olarak anlaşılır. Bu kavramın temeli, bir belgenin alınması, değerlendirilmesi, yürütme organlarına devredilmesi, yürütme için örgütsel önlemler, belgelendirme, yürütme, depolamadır.

Bu, belgenin hareket örneklerini ve bu örnekler arasındaki hareket hızını hesaba katan bir süreçtir. Belge akışı, her bir bireysel kararı belgeleyerek, yeni alınan belgeleri depolayarak, idari aygıtın bilgi faaliyetleriyle ilişkilendirilmesi gereken bir süreçtir.

Birçok idari aygıtın faaliyetlerindeki çok sayıda eksiklik, tam olarak belgelerin hareketinin zayıf organizasyonu ile bağlantılıdır. Örneğin, bir yönetim karar belgesinin dolaşım süreci üç zorunlu bileşen içermelidir:

• Verilen karar için bilgi desteği (buna güvenilir bilgiler,kararın doğruluğunu teyit etmek);
• kararın kendisini belgeleme (düzenleyici belge);
• Uygulama üzerinde kontrol (önerilen çalışmanın organizasyonunu, görevi tamamlama yöntemlerini, koşullara ve son teslim tarihlerine uyumu içerir).

Yukarıdaki örnekten de görülebileceği gibi, iş akışı idari bir kararın verileceği bilgilerin toplanmasıdır; düzenleme, koordinasyon, onaya kadar taslak hazırlama dahil olmak üzere kararın kendisinin hazırlanması. Yukarıdaki aşamaların tümü, belgenin yalnızca işletmenin yapısal bölümleri arasında değil, aynı zamanda teknisyenlerden, uzmanlardan yöneticilere kadar sanatçılar arasında da hareket etmesini gerektirir. Bu örnekten çıkan sonuç şudur: Belgenin hareket hızı ne kadar yüksek olursa, her belirli aşamada yürütme kalitesi o kadar yüksek olursa, işletmeyi bir bütün olarak yönetme süreci o kadar iyi olur.

Terimin kendisi literatürde 1920'lerde ortaya çıktı. Daha sonra iş akışının, bir bütün olarak devlet aygıtının rasyonel inşasını, sorumlulukların çeşitli sanatçılar ve hizmetler arasında dağılımını amaçlayan işin organizasyonu olduğuna inanılıyordu. 1931'de Yönetim Teknolojisi Enstitüsü, ofis işleri organizasyonunun tek tip ilkelerini düzenlemek için ilk girişimi yaptı. Belgelerin kabulü ve teslimi, yürütme kuralları ve imza düzenlemesinin hangi kurallara göre yapılması gerektiği belirlendi. Aşağıdaki ekonomik gelişme aşamaları, böyle bir kavramın yasal düzenlemesini aldı.ana vurgunun bireysel teknik operasyonlar olduğu ofis işleri. Belge yönetimi programından bu yasal düzenlemelerde söz edilmedi, ancak aslında her şey belgelerin hareketini organize etmeye geldi. 1974'ten başlayarak, halen yürürlükte olan tüm belge yönetimi sürecini düzenleyen ana belge imzalandı.

Bu mevzuat parçasına, paragrafları belgelerin hareketinin organizasyonuna, işleme teknolojik yöntemlerine ve uygulama kurallarına ayrılmış olan "Birleşik Devlet Kayıt Yönetim Sistemi" (USSD) denir. Bu koleksiyon temel kuralı formüle eder: "Belge akışı, bir belgenin minimum zaman ve işçilik maliyetleri dahil olmak üzere en kısa yol boyunca operasyonel hareketidir." Sadece onaylanmış kuralı pratikte uygulayarak, ülke nüfusunun ömrünün iyileştirilmesine, devlet ekonomisinin büyümesine güvenilebilir.

Bu hedeflere ulaşmak için akıllı, disiplinli, sorumlu liderlere ihtiyaç vardır, bunlar USSD'ye dayalı bir iş akışının tanıtılması bir onur ve vicdan meselesi olacaktır.