Protokol kelimesi herkesin ağzında. Büro çalışanları toplantılarda bunu düzenli olarak duyar, polis memurları bunu mesleki faaliyetlerinde kullanır ve devlet başkanları ve diplomatlar onun dikte ettiği kurallara uymaya zorlanır. protokol nedir? Aşağıda öğreneceğiz.
Protokolün anlamı
Diğer birçok terim gibi, bu kelimenin de birkaç anlamı vardır. Her şey, istenen konseptin uygulandığı faaliyet alanına bağlıdır. Öyleyse, protokol hakkında konuşmanın geleneksel olduğu en yaygın durumlara bakalım.
İş ortamı söz konusu olduğunda protokol, gerçekleşen olayı (toplantı, toplantı, yönetim kurulu vb.) anlatan bir belgedir.
Sık sık benzer bir belge hazırlayan polisten daha önce bahsetmiştik. Bu durumda suç veya suç olgusunun tespiti ima edilir.
Uluslararası formatta protokol, hükümet yetkilileri ve diplomatik figürler arasındaki resmi toplantılarda uyulması gereken bir kurallar bütünüdür. Örneğin, başkanların bir toplantı protokolü var.ya da Başkan'ı ziyaret ederek.
Ancak bu yazıda iş protokolleri kavramına odaklanacağız.
Toplantı dakikaları
İş toplantıları, bir iş ortamındaki tüm süreçlerin ayrılmaz bir parçasıdır. Belirlenen zaman dikkate alınarak ve sadece ofiste resmi olarak yer alabilirler. Gayri resmi iş tarihleri de çok popülerdir. İkinci durumda, konuşmanın protokol onayı olmadan yapabilirsiniz. Toplantı resmi ise tüm kurallara uygun olarak yazılı olarak yapılmalıdır.
Tutanaklar sekreter veya bu yetkiye sahip başka bir kişi tarafından tutulur. Görüşmenin akışına ayak uydurabilmek için toplantıda tartışılacak konuların kaba bir listesini çıkarmaya çalışın. Ayrıntıları kaçırmamak için bir ses kayıt cihazının olması da faydalı olacaktır çünkü protokol bir iş etkinliğinin çok detaylı bir açıklamasıdır.
Orada bulunan ve bulunmayanların isimleri kaydedilmelidir. Kendiniz için, belirli kelimelerin yazarlığını hatasız olarak belirtmek için toplantıya gelen herkesin konumu ile ilgili notlar alabilirsiniz.
Her toplantının başında soruların ele alınacağı sıra belirlenir, harfi harfine not edin.
Toplantıda bir oylama yapıldıysa, sonuçlarını belirtin (kaç kişi "lehte" ve kaç kişi "aleyhte" oy kullandı). Toplantıda az sayıda kişinin bulunması durumunda, oy verenlerin tümünün ad ve soyadlarını da işaretleme fırsatınız vardır.
Gecikmeprotokolü arka planda dosyalamak, çünkü bu süre zarfında toplantının ayrıntılarını unutabilirsiniz.
Müzakerelerin tutanakları
Müzakereler, normal bir iş toplantısından farklıdır, çünkü genellikle her iki taraf için de büyük rol oynayan bir veya birkaç konuyu tartışırlar. Bu durumda, protokol, konuşmanın tüm nüanslarını ve tarafların gereksinimlerini kaydetmek için bir fırsattır. İncelenen konu her zaman ilk görüşmelerden hemen sonra çözülmez, bu nedenle yöneticiler veya diğer çalışanların toplantı hakkında zamana ve eksiksiz bilgiye ihtiyacı vardır.
Müzakere protokolü, herhangi bir ticari belgeyle aynı prensibe göre hazırlanır.
Açıklanan olayın tarihini, belge numarasını ve başlığın tam sürümünü belirtmek gereklidir. Bunu, mutlaka mevcut olanların listesini ve tartışılacak ana konuları gösteren bir giriş takip eder.
Ana bölümde, bilgiler genellikle üç bölüme ayrılır: “Dinlendi”, “Konuştu”, “Karar verildi”. Protokolün tam versiyonunda, tüm konuşmacıların sözleri aynen alıntılanmıştır. Bazı durumlarda, protokolden bir alıntı da yayınlanır ve belirli bir kısmı çoğ altılır.
